Maliye, kayıtlı elektronik posta sistemine geçiyor

Yusuf Keleş

Bazen mahkeme, vergi dairesi gibi birinci dereceden dikkate alınması gereken bir yerden gelen tebliğ zarfı, sırf yerimizde olmadığımız için elimize ulaşmaz. İşin kötüsü tebliği gönderen taraf da bu tebliğin elimize ulaştığını varsayar. Hatta adresimizde bulunmadığımız karşı tarafa bildirilse bile, ilanen tebliğ yoluna başvurularak gıyabımızda bize tebligat yapılmış kabul edilir. Taşınma, orta veya uzun süreli tatil kullanma gibi sebeplerle işyerlerini kapalı tutanlar hakkında yapılacak birkaç tespit ile bu firmaların sahte fatura düzenleme ihtimali bulunduğu belirtilerek koda alınması söz konusu olabilir. Böylece firmaların kendisi, müşterileri hatta satıcıları bile zor duruma düşmüş olur.

Öte yandan muhatap olduğu kişiye ulaşmak isteyen idareler de gerek kırtasiye işlemleri gerekse tebligat masrafları yüzünden bu konuda çok zorlanıyor. Mobil yaşamanın hızla yaygınlaştığı günümüzde insanlar nerede bulunurlarsa bulunsunlar kendilerini ilgilendiren konudan direkt haberdar olmak istiyorlar. E-fatura, e-bildirge, e-defter gibi gelişmelerle beraber bütün bu gereklilikler resmi e-posta adresi ihtiyacını doğurdu. Kayıtlı elektronik posta denen bu yöntemle resmi idarelere bildirilen e-mail adresi, kişi veya kurumların haberleşme adresi olacak. Bir elektronik postanın gönderen ve alan taraflarının gerçekten kim olduğunun bilinmesini sağlayan; alıcıya iletim zamanını bildirerek, gönderilen iletinin içeriğinin yoldayken veya daha sonradan değiştirilmediğinin kesin olarak tespit edilmesi imkanını tanıyan kayıtlı elektronik posta (KEP) sistemi, 2000'li yıllardan bu yana dünyada yaygın bir şekilde kullanılıyor.

KEP ile her türlü ticari, hukuki yazışma ve belge gönderildiği biçimde korunabildiği, alıcının kim olduğu kesin olarak tespit edilebildiği ve içeriğin değişmediği garanti altına alındığı için birçok kurum ve kuruluş tarafından bu yöntem tercih edilmeye başlandı. Bu şekilde gönderilen bir Bilgi Tebligat Kanunu gereği yasal geçerliliği kesin delil haline gelmiş oluyor.

İnternetin yaygınlaşmasıyla beraber, her türlü bilgi ve belge kolaylıkla iletilebildiği ve düşük maliyetli olduğu için elektronik posta günümüz dünyasında en yoğun kullanılan iletişim araçlarından biri haline gelmiştir. Ancak, elektronik posta güvenlik açısından bazı sorunlar barındırıyor. Bunlardan ilki, gönderici ve alıcının gerçekten o kişi olup olmadığının kesin olarak tespit edilememesidir. İkincisi, gönderilen iletilerin gönderim zamanlarının garanti altına alınamaması ve değiştirilebilir olmasıdır. Üçüncüsü ise gönderilen içeriklerin yolda değişebiliyor olmasıdır. Bu yüzden elektronik olarak gönderilen iletinin içeriğinin, gerçekten gönderilen içerik olup olmadığından emin olunamamaktadır. Dolayısıyla standart elektronik posta, dünyanın hiçbir yerinde yüzde yüz yasal geçerli ve güvenilir bir haberleşme yolu olarak kabul edilmez. Bu ve benzeri sebeplerden dolayı hızlı, güvenilir ve ucuz bir yol olan, kayıtlı elektronik posta sistemi geliştirilmiştir. KEP sistemiyle resmi, özel ve ticari her türlü belge veya yazı, kurumlar ve şahıslar arasında elektronik posta ile gönderilip alınabilecek, başka bir deyişle yasal geçerli olarak elektronik yazışma ve bildirim (beyanname, bildirge, başvuru, bildirim, ihtar, ihbar, vb.) yapılabilecek. Böylece kağıt, arşiv, postalama ve işlem maliyetleri düşmüş olacak. Zaman kayıpları da minimuma ineceğinden işlemler daha hızlı yürüyecek, bu da resmi ve ticari işlemlerin hızlı yapılmasına, ticari faaliyetlerin verimli yürütülmesine ve çevrenin korunmasına yüksek oranda katkı sağlamış olacak.

KEP sisteminde gönderi ile ilgili; gönderi zamanı, gönderici ve alıcı kimlikleri, teslim edilme zamanı, okunma zamanı ve içeriğin bütünlüğü gibi hususlar oluşturulur ve 20 yıl süreyle saklanır. Böylece, KEP sisteminin kullanıcısı olan gönderici, elektronik postanın kendisi tarafından gönderilmediğini ve aynı sistemin kullanıcısı olan alıcı ise kendisine ulaşmadığını iddia edemez. KEP sisteminin bir elektronik postanın göndericiden alıcıya iletilmesi sırasında meydana gelen bütün işlemlere ilişkin tuttuğu kayıtlar delil mahiyetinde ve hukuki geçerliliğe sahip belgelerdir. Böylece gönderinin inkar edilebilmesi, evrakta sahtecilik gibi durumların önüne geçilir.

7201 sayılı Tebligat Kanunu'nun 7/A maddesine göre hazırlanan Elektronik Tebligat Yönetmenliği 09.01.2013 tarihinde yürürlüğe girdi. Vergi Usul Kanunu'nun 107/A maddesine göre; Maliye Bakanlığı, elektronik ortamda yapılacak tebliğle ilgili her türlü teknik altyapıyı kurmaya veya kurulmuş olanları kullanmaya, tebliğe elverişli elektronik posta adres kullanma zorunluluğu getirmeye ve kendisine elektronik ortamda tebliğ yapılacakların ve elektronik tebliğe ilişkin diğer usul ve esasları belirlemeye yetkilidir. Bu kanuni düzenlemenin verdiği yetki ve görev çerçevesinde Gelir İdaresi tıpkı Adalet Bakanlığı'nın çıkardığı yönetmelik gibi yukarıda değindiğimiz yönetmeliğe paralel bir yönetmelik çıkarma hazırlığı içinde. Gerek PTT gibi kamu kurumları gerekse özel sektörden KEP hizmeti verebilecek şirketlerle görüşmeler devam ediyor. Çalışmalar tamamlanırsa 2014 yılında vergi mükellefleri KEP kullanmaya başlayacaklar. Bu sayede hem tebligat için evrak, personel, postalama gibi maliyetler aşağıya çekilecek hem de mükellefe ulaşamama sorunu aşılmış olacak. İyi niyetli mükelleflerin de usulsüz tebligat sebebiyle mağduriyetinin önüne geçilecek. Vergi Usul Kanunu'nda yer alan tebligat hükümleri de e-tebliğ yapmaya uygun. İdare kısa sürede bu çevrede adım atmaya hazırlanıyor.

Yoklama memurlarına tablet geliyor

Elektronik yazılımların gelişmesiyle hemen her alanda insani keyfilik ve hataların önüne geçme imkanı doğuyor. Bu çerçevede vergi dairelerinin yoklama işlemlerini yaptırdığı memurların programı da sistem tarafından hazırlanmaya başlanacak. Kendilerine birer tablet verilen yoklama memurları hazırlanan program çerçevesinde, vergi dairesine gitmeden sabah sistemden kendisine verilecek görevlere göre hareket edecek ve yoklamalarını yapıp sisteme işleyecek. Böylece yoklama işlemleri de suistimale uğramadan hızlı bir şekilde yapılmış ve elektronik ortama aktarılmış olacak.