İYİ BİR SUNUM NASIL OLMALI?

Aşağıdaki yazı, www.gsb.stanford.edu adresinden çevrilerek alıntılanmıştır.

İyi Bir Soru Başarılı Bir Sunumun Anahtarı Olabilir

Stanford Üniversitesi İşletme Yüksek Lisans Okulundan eğitimciler ve uzmanlar doğru durumlarda -anlatmadan- soru yönelterek nasıl daha inandırıcı ve kendine güvenen bir konuşmacı olabileceğinizi açıklıyor.

Bir konuşmacının daha etkili sunum yapabilmek amacıyla kullanabileceği tüm araçlar ve teknikler içerisinde basit soru sorma en işlevsel yöntemdir. Hatta öyle işlevseldir ki tüm diğer araçlar içerisinde İsviçre Çakısı kadar kıymetlidir. Zamanlaması iyi ayarlanmış bir soru, ne söyleyeceğinizi hatırlamanıza yardımcı olmak ve topluluk önünde konuşma korkunuzu gidermek suretiyle merak uyandırmaktan dinleyicinin katılımını teşvik etmeye kadar birçok iletişim görevini yerine getirebilir. Kaldıraç vazifesi gören bu tür sorularla çok daha inandırıcı ve kendinden emin bir konuşmacı haline gelebilirsiniz. Peki, nasıl mı? :

Dinleyiciyle iletişim Kurmanızı Sağlayan Sorular

Akıllarda yer eden bir konuşmacıyı ortalama bir konuşmacıdan ayıran önemli bir özellik dinleyiciyle iletişim kurmaktır. Dinleyici grubu sadece konuşmacıyı mı dinliyor yoksa konuşmacının sunumuna dinleyici de katılım gösteriyor mu? Dinleyici katılımını sağlamak için soru yöneltmek mükemmel bir yoldur. Sorular doğası gereği diyalog biçiminde şekillenir. İki yollu soru tipi vardır: Siz sorarsınız ve dinleyiciniz yanıtlar. Ben sunumunuz boyunca dinleyicinizin ilgisini canlı tutabilmek için üç tip soru yöneltmenizi tavsiye ediyorum:

1. Retorik sorular merak uyandırır. Dinleyicilerinize (sorunuza gerçek bir yanıt beklemek yerine) bir etki elde etmek amacıyla soru yönelterek onları anlattığınız konu hakkında düşünmeye sevk edersiniz. Örneğin: "Şirketlerin arıların öldüğü bölgelerde mahsulleri tozlaştırmak için robot bal arıları ürettiklerini biliyor muydunuz?"

2. Anket soruları dinleyicileri değinmek istediğiniz konuya dahil eder. Dinleyicilerinizden anketinizi yanıtlamalarını isterseniz bunu nasıl yapmaları gerektiğini doğru bir şekilde ima ettiğinizden emin olun (Örneğin, soru sorarken elinizi kaldırıp gösterin, veya sanal ortamda sunum yapıyorsanız online anketin nasıl işlediğini açıklayın ve aldığınız yanıtlarla ilgili kısaca yorumlar yapın (Örneğin, "İşte tam da beklediğim gibi bir yanıt, %50'niz...")

Örnek: "Aranızdan kaç kişiyi bal arısı soktu?"

3. "Ya öyle olsaydı?" tarzında kurulan sorular zamanla sunumunuzu temellendirir. Gelecekle ilgili olası bir senaryo veya tarihsel geçmişle ilgili sorular sorun, retorik sorular yönelterek gerçek anlamda bir yanıt beklemezsiniz, ancak zamanla dinleyicinizin dikkatini tasvir etiğiniz döneme çekmeye başlarsınız.

Örnek: "Tüm mahsuller robot bal arılarıyla tozlaştırılsaydı nasıl olurdu?" veya "Modern bilimin bitkilerin genetiğiyle oynayarak daha fazla mahsul elde etmeyi ne zaman mümkün kıldığını bir düşünün."

Sorular yöneltmek kendinize olan güveninizi arttırmanızı sağlar

Çoğu konuşmacı, kendilerini sürekli değerlendiren bir dinleyicinin karşısında kendisini güçlü spot ışıklarının altında kalmışçasına gergin hissedebilir. Ancak, enteresan bir şekilde sunumunuzu planlamaya başladığınız andan itibaren soruları dahil etmeniz sunumunuzun her yönüyle ilgili olarak kendinizi daha güvende hissetmenizi sağlayacaktır. Planlama aşamasında soruları kullanarak sunumunuzu geliştirecek iyi yöntem aşağıdaki gibidir:

1. Kendinize "Dinleyicimin benden öğrenmeye ihtiyaç duyduğu şey nedir?" Konuşma eylemini bir performanstan çok dinleyicilerinizin ihtiyacını karşılamaya yönelik bir hizmet olduğunu varsayın. Bu düşünce, dikkatinizi kendinizden uzaklaştırıp dinleyicilere yöneltmenizi sağlar. Dinleyicilerinize odaklanmanızı sağlayacak bildiğim en kullanışlı yöntem kendinize şu basit soruyu yönelterek başlamaktır: "Dinleyicimin benden öğrenmeye ihtiyaç duyduğu şey nedir? Bu soru sadece sorunuzu dinleyicilerinize göre oluşturmanıza yardım etmekle kalmaz aynı zamanda da aslında dinleyicilerinizin spot ışıkları altında olduğunu hatırlatır. Sunumlarınızı hazırlarken ve uygularken bu soru sizin mantranız olsun.

2. Soruları kullanarak konuşmanızın ana hatlarını belirleyin. Bir sonraki taslağınızı oluştururken söylemeyi amaçladığınız şeyleri anımsatıcı soruların bir listesini yapın. Konuşmacı metinlerinden ve tamamen yazılı konuşmacı notlarından nefret ederim. Bunlar yalnızca ezbere teşvik eder ve performans korkusunu arttırır. Konuşma metni taslağı ise konuşmacıların hazırlanmalarını ve konuşmalarını yapmalarını kolaylaştıran yardımcı bir araçtır. Soru tabanlı bir taslağın gücü normalden iki kat daha fazladır: Birincisi, böyle bir taslak yönelteceğiniz soruların cevaplarını bildiğiniz için kendinizi daha güvenli hissetmenizi sağlar. Ne söyleyeceğinizle ilgili endişe duymanız gerekmez. İkincisi ise sadece dinleyicilerinizin size sormadıkları soruları yanıtladığınızda konuşmanız daha çok sohbet havasında gerçekleşir ve böylece dinleyiciler konuşmanızı daha iyi hatırlarlar.

Bir sonraki sunumunuzu hazırlarken veya sunarken MacGyver iletişim araçlarını, soru sorma yöntemini kullanmayı düşünebilirsiniz. Bu yöntem neredeyse her konuda hem sizin hem de dinleyicinizin yararına olacaktır.

Matt Abrahams

www.memurlar.net