Hastanelerde malzeme ve ilaç gideri yönetimi

Günümüz hastane yönetimlerinde bütçe yapmak kaçınılmazdır. Bütçe yapmak hem ciro projeksiyonu yapmak ve bunu yönetmek hem de gider projeksiyonu yapmak ve bunu yönetmek demektir. Her ikisi de çeşitli zaman dilimleri için yani aylık ve yıllık yapılabilir. Tüm bunların amacı şirketi bilinmezliklerle değil belirli planlar ve gerçekleştirmelerle yönetme isteğidir. Yapılan bu bütçeler de kurulan raporlama sistemleri ile anlık ölçülüp takip edilebilir. Bu sayede sapmalar hemen tespit edilerek hızlı müdahalelerle düzeltme yoluna gidilir.

Bütçede giderler dört ana kalemde izlenebilir. Bunlar;

• Personel giderleri,
• Doktor giderleri,
• Malzeme giderleri,
• Diğer giderler

Bunlarında kendi alt kırılımları vardır.

Burada sadece malzeme giderlerini irdeleyeceğiz. Bu gider dağılımlarında hastanenin ciro kaynaklarına göre malzeme ve ilaç giderleri değişiklik gösterir. Hastanede özellikli malzeme kullanılan vakalar (beyin cerrahisi, ortopedi, kardiyoloji) yoğun yapılıyor ise, medikal onkoloji var ve onkolojik ilaçlar yoğun kullanılıyor ise, kalp damar cerrahisi yoğun yapılıyor ise, yoğun bakımların sayısı ve ciro içerisindeki payı yüksekse malzeme giderlerinin ciroya oranı da yüksek olur. Bu oran %17 ile %23 arasında değişiklik gösterir.

Böyle yüksek bir malzeme gideri olan kurumların bu giderlerini iyi yönetmesi ve maliyetleri düşürmesi şarttır. Buradan sağlanacak her bir puanlık indirim direk hastaneye artı ebitda olarak yansıyacaktır. Bunu yapabilmek için;

• Alırken kazanmalısınız,
• Saklarken kazanmalısınız
• Harcarken kazanmalısınız.

Alırken kazanmadan maksat yapılan satın almalarda uygun malı optimum şartlarda almaktır. Bu alınan uygun malzemelerin en uygun fiyata alınması, ödeme vadesinin ideal olması ve diğer satınalma şartlarının uygunluğudur. Bu amaçla piyasanın iyi araştırılması, alternatif ve muadil ürünlerin mutlak araştırılması gerekir. Ürünü 1. Elden almak her zaman maliyeti düşürür. Eğer bir gurup yapısı varsa mutlaka satınalmayı tek elde toplamak gerekmektedir. Gurup olmayan hastanelerinde bir araya gelerek beraber hareket etmeleri fayda sağlayacaktır.

Alınacak ürünlerle ilgili olarak toplu altı aylık veya yıllık alım anlaşmaların yapılması satıcılara da satış garantisi vereceği için ciddi fiyat avantajları sağlayacaktır. Marka tercihi kullanıcıların tek başına inisiyatifine bırakılmamalıdır. Tüm bu yollarla mevcut satınalma maliyetleri yerine göre %5-12 oranlarında düşürülebilir.

Saklarken kazanmak mantığında ise ürünlerin stok miktarları ile tasarruf sağlamaktır. Yüksek miktarda stok kuruma bir stok maliyeti getirir. Ayrıca aşırı stoklu ürünlerde miyad takibi zor olur ve miyadı geçen ürünlerden dolayı bir kayıp yaşanır. Stok demek bankaya faizsiz yatırdığınız para demektir. Buraya bağladığınız nakit ile alternatif faydalar sağlayabilirsiniz.

Stok yönetimi içinde mutlaka iyi bir otomasyon sistemi ve depo yönetimi ile barkodlu bir sisteme geçmeli, minimum ve maksimum ürün seviyeleri sisteme tanımlanmalı, gerekli sayımlar yapılmalı ve süreçler kurgulanarak uygulanmalıdır. Raporlama burada yine çok önem arz etmektedir. İyi bir stok yönetimi ile hem miyadı dolan ürünlerin olmaması sağlanır hem de stok maliyeti azaltılır ve böylece toplamda malzeme giderlerinde %3-5 oranlarında bir tasarruf sağlanmış olur.

Harcarken kazanmak ise optimum şartlarda satın aldığınız ve yine aynı şartlarda stokladığınız ürünlerin kullanılırken gerekli miktarda ve gerekli yerde tüm kayıtlarının yapılarak harcanmasının sağlanmasıdır. Harcanan ürünlerle ilgili tüm kayıtlar tutulur ise parasını tahsil edemediğiniz ürün kalmaz. Her bir işlemde gerekli olan ürünü gerekli miktarda kullanmayı sağlamakla yine giderleriniz minimize olur. Bunu yapabilmenin yolu da yine ölçme ve raporlamadan geçer.

Herbir işlemde gurup iseniz hastaneler arası, gurup değilseniz bölümler arası, hekimler arası ve hatta vakalar arası malzeme giderlerini kıyaslar ve birbiri arasındaki farkı ortaya koyabilirsiniz. Böylece en ideal olan gideri diğerlerine gösterebilir ve hatalı işlemleri önleyebilirsiniz. Bu yolla malzeme giderlerini toplamda %5-10 arasında düşürme şansınız olabilir.

Tüm bu uygulamalar için öncelikle profesyonel bir ekip, iyi bir otomasyon ve ideal altyapı gerekmektedir. Buna inanan bir yönetim bu işte başarılı olur. Bu yönetim anlayışı ile sistem oturtulur ise hastane toplamda %13-%27 arasında malzeme giderlerini düşürebilir. Buda toplamda kuruma ciddi bir artı ebitda sağlar.

Yaşar GENÇ
Universal Hospitals Group
Genel Müdür Yardımcısı- İcra Kurulu Üyesi
[email protected]